Význam správné emailové etikety

Získali jste někdy e-mail, který vás nechal zajímat o osobu, která ji poslala? Nebo ještě horší, poslali jste někdy e-mail, který jste později litovali?

Přijímání špatného e-mailu vám může nechat otřásat hlavou a snažit se zjistit, co na zemi myslí druhá osoba. Být tím, kdo ji poslal, může zničit jinak skvělý den, a to může mít pozdější následky.

Rychlost zipování e-mailu z něj činí preferovanou komunikační metodu. Ať už posíláte osobní nebo firemní e-mail, je nezbytné dodržovat správnou etiketu, abyste zabránili špatným komunikaci nebo těžkým pocitům.

Dodržujte Zlaté pravidlo tím, že s příjemcem zacházíte tak, jak byste chtěli léčit. Než kliknete na tlačítko "odeslat" na libovolný e-mail, udělejte minutu a udělejte mu další přečtení. Efektivní používání e-mailu vám může dát pozitivní pozornost nadřízenému a může dokonce poskytnout vám výhodu, když je čas na propagaci .

• 01 z 10

  Nepřebírejte soukromí

  Mějte na paměti, že vaše společnost a osobní e-mail nemusí být soukromé. Vaše společnost má právo číst vše, co posílá z kanceláře, takže nikdy nepište a neposílejte osobní nebo vysoce citlivé informace z práce. Osobní e-mail z domova může být předán, takže nic nenamítáte, což by mohlo způsobit problém, pokud se dostane do nesprávné osoby.

• 02 z 10

  Zůstaňte pryč od urážlivých poznámek

  Vyhněte se urážlivým komentářům v e-mailu. To zahrnuje rasistické, sexistické nebo negativní poznámky o jiné osobě či společnosti. Pokud obdržíte urážlivý e-mail, neodpovídejte ho nikomu. Nikdy nepoužívejte e-mail, abyste říkali něco, co by mohlo být špatně interpretováno šéfovi .

• 03 z 10

  Nekričejte

  Nezapomeňte, že když zadáte všechny čepice, váš e-mail přichází jako křik. Někteří lidé si myslí, že je jejich zpráva snadnější, ale není tomu tak. Použijte písmo, které je snadné pro oči, když je čtete standardními písmeny.

• 04 z 10

  Upravte své zprávy

  Upravte své e-maily před odesláním. Použijte kontrolu pravopisu a přejděte na všechny obchodní e-maily, abyste se ujistili, že máte správnou gramatiku. Vždy se chcete prezentovat jako profesionál v korespondenci. Po dokončení psaní si ověřte osobní e-mail, abyste se ujistili, že se dostane k vašemu zamýšlenému bodu. Zrušení jediného slova může změnit význam věty.

• 05 z 10

  Odpovězte opatrně

  Znáte správný způsob, jak odpovědět na e-maily, které obdržíte. Věnujte pozornost odesílateli a ostatním polím "do" a "cc". Odpovězte co nejrychleji, než nechte složku "uloženou" příliš zablokovanou.

  Vyhněte se nutkání zasáhnout "odpovědět na všechny", než se podíváte, kdo je uveden v hlavičce. Vaše odpověď může zmást ostatní na seznamu nebo byste mohli ukončit zasílání nepotřebných informací lidem, o kterých nevíte. Jediný čas, kdy byste měli kliknout na tlačítko "odpovědět na všechny", je, pokud si budete jisti, že všichni potřebují informace, které odesíláte.

• 06 z 10

  Seznamte se s e-mailovými nástroji

  Znát nástroje a typy e-mailů. Patří sem řádky "do", "cc", "bcc" a předměty. Hlavní příjemce by měl být v poli "do". Když potřebujete někdo zkopírovat, obvykle byste jej přidali do pole "cc" nebo "carbon copy". Pokud někdo musí být zkopírován, aniž by ostatní na seznamu dostali svůj e-mail, použijte "bcc" nebo nevidomou kopii. Kopírujte pouze lidi, kteří potřebují znát informace, které odesíláte.

  Nikdy nepředávat řetězové e-maily. Mohou to být těžkopádné a zablokovat poštovní schránky lidí až do bodu nepříjemnosti . Nechcete se stát osobou, která předává zprávy, které mohou nebo nemusí být pravdivé.

  V e-mailovém adresáři byste měli vždy vyplnit řádek předmětu, který je preferován v osobním e-mailu. Udržujte předmět řádku co nejkratší a na jednu poštu pouze jedno téma.

• 07 z 10

  Držte to krátce

  Většina lidí dává přednost krátkým e-mailům, než dlouhým, slovním poselstvím. Pokud je to možné, uveďte svůj bod v několika větách. Pro delší zprávu začíná úvodní odstavec, který umožňuje lidem poznat základy. Máte-li více než jedno téma, rozdělte svou zprávu na více než jednu e-mailovou zprávu a jedno téma na e-mail.

• 08 z 10

  Sledujte svůj tón

  Udržujte pozitivní tón v e-mailové komunikaci. Nezapomeňte, že smutné poznámky se mohou setkat spíše jako špatné a ne zábavné. Uložte sarkastický humor pro hlasovou komunikaci, aby ostatní mohli slyšet tón vašeho hlasu. To také zahrnuje hněv. Měli byste se vždy vyhýbat zasílání rozhněvaných e-mailů, nebo byste mohli riskovat, že někdo, s kým pracujete nebo se o ně máte zájem, uráží.

• 09 z 10

  Použijte prioritní příznaky s uvážením

  Pokud máte příznak s vysokou prioritou, použijte jej pouze v případě potřeby. Použití příliš velkého množství bude nakonec mít opačný účinek, který chcete, a posílat své emaily do spodku seznamu priorit pro příjemce.

• 10 z 10

  Zapsat své jméno

  Nezapomeňte podepsat své e-maily. Příjemci se mohou rozčilovat, pokud se musí posunout nahoru a zjistit, kdo jim poslal zprávu. Pokud očekáváte odpověď telefonicky, ujistěte se, že jste zadali číslo, i když znáte, že má danou osobu k dispozici. Účelem e-mailu je ušetřit čas a zastavit to, co dělá, zpomalí věci. Pokud máte podpisový řádek, aktualizujte jej správnou e-mailovou adresou a telefonními čísly.