Základní emailová etiketa

Odesílání e-mailů, které komunikují dobře

E-mail je jedním z hlavních způsobů, jakým lidé nyní posílají písemnou komunikaci a není pravděpodobné, že se někdy změní. Je to snadné, rychlé a nevyžaduje razítko.

Pryč jsou dny, kdy budete muset čekat týdně nebo déle, aby si dopis nebo odpověď zaslali. Není nutné provádět nouzové zájezdy na poště, aby vážíte obálky a vyzdvihněte dostatek razítka na účty a dopisy. Ve skutečnosti se mnozí lidé ani nepokusili adresovat obálku ani poslat dopis prostřednictvím americké pošty.

E-mail se stal jedním z nejjednodušších a nejrychlejších způsobů, jak komunikovat jak osobně, tak v podnikání. To se stalo takovým jevem, že někdy důvěryhodná poštovní služba Spojených států se snaží najít způsob, jak zůstat v podnikání.

Není překvapení, že e-mailová etiketa , často označovaná jako Netiquette, je horkým tématem pro současnou kulturu. E-maily jsou denně zasílány širokou částí americké populace. Většina firem používá e-mail pro komunikaci se zaměstnanci po celý den. Téměř každá domácnost má alespoň jeden počítač s přístupem na internet av domácnostech jsou maminky, tatíčky, děti, dospívající a možná i prarodiče, přičemž všechny nebo většina z nich přijímá a posílá e-maily.

Žijeme v mikrovlnné, internetově řízené společnosti a nikdo nechce věnovat čas psaní dlouhého dopisu, i když je to mnohem intímnější a osobnější. Přesto existuje mnoho okolností, ve kterých e-mail funguje lépe než poštovní zásilka.

Zde jsou některé etikety dos a don'ts mějte na paměti při vytváření e-mailových poznámek.

  1. Připravit. Než začnete psát e-mail, ať už jde o počáteční poznámku nebo odpověď, měli byste se ptát sami sebe, co to znamená, že chcete komunikovat. Stručně řečeno, jaký je váš účel pro psaní? Jakmile víte, můžete si přečíst dokončený e-mail před odesláním, abyste se ujistili, že jste dosáhli svého cíle. Pokud udělá hodnocení, pošlete ji; pokud je text matoucí, drsný nebo nejasný, pak byste možná měli začít znovu.
  1. Komunikovat. Nezapomeňte, že komunikujete se skutečnou osobou, která obdrží tuto poštu. S tímto vědomím byste se měli obrátit na osobu podle jména a respektovat. Pokud se jedná o odpověď na přijatý e-mail, měli byste si čas věnovat případné otázky nebo žádosti v časopise v poznámce.
  2. Dýchat. Všichni byli někdy provinili při ztrátě našeho klidu. Pokud obdržíte e-mail, který vás vzbudí nebo rozruší, nereagujte v naturáliích. Vyjděte na silnici a buď odpovězte pouze na potvrzení příjmu, nebo si nějakou dobu nechte reagovat, abyste se mohli uklidnit a odpovědět pomocí dobře promyšlené zprávy. Nikdy nechcete reagovat na e-mail (nebo jinou formu komunikace) v hněvu. Když jsme naštvaní, máme tendenci říkat (nebo psát) věci, které buď neznamenáme, nebo nemusíte říkat. Pamatujte, že jakmile bude váš e-mail zaslán, je tam navždy.
  3. Buď transparentní. Vaše předmětová linie by měla být skutečným popisem toho, proč jste kontaktovali příjemce. Používejte fráze, která se vztahují k předmětu pošty. Platí to, zda vytváříte obchodní nebo osobní e-mail. Například pokud píšete email své matce o její návštěvě příští týden, předmět by měl číst něco jako "Vaše návštěva."
  1. Výzkum. Pokud posíláte e-mailu obchodnímu partnerovi, je vhodné, abyste použil jeho příjmení a titul. Vyzkoušejte a adresujte příjemce správně. Prezident společnosti by mohl být řešen jako pan Taylor nebo prezident Taylor.
  2. Kontrola pravopisu. Použití kontroly pravopisu je důležité, když komunikujete písemně. Když posíláte poznámku plnou chyb, sdělí, že jste neplodná nebo že nevěnujete pozornost detailům. Pokuste se vždy spustit kontrola pravopisu nebo použít program, který automaticky opravuje. A pak ji znovu přečtěte, aby se ujistil, že slova, která jste chtěli použít, nebyla automaticky opravena na něco jiného.
  3. Zkorigovat. Měli byste vzít další vteřiny nebo minuty, které jsou nezbytné pro rychlou korekturu jakéhokoli e-mailu, který chcete odeslat. Vezměte si tento čas, abyste upravili jakoukoli nepříjemnou větu nebo vložili chybějící interpunkční znaménka.
  1. Sledujte tón. Někdy se může e-mail odrazit od toho, jak jste zamýšleli. Tón vašeho e-mailu je velmi důležitý a je stejně důležitý jako vaše zpráva. Protože se jedná o písemnou komunikaci, měli byste se ujistit, že váš tón je příjemný a že je to pravé zobrazení toho, co chcete říci. Nezapomeňte, že váš příjemce nemůže uslyšet smích v tvém hlasu nebo vidět úsměv na tváři. Pokud nechcete předcházet vše, co píšíte, měli byste se vyhnout jakémukoli jazyku v e-mailu, který by mohl být nějakým způsobem nesprávně interpretován.
  2. Buďte krátká a sladká. Snažte se při psaní e-mailem psát román. Většina lidí opravdu nechce číst tolik v e-mailu. Je-li e-mail nezbytně zdlouhavý, zkuste příjemce pomoci zvýraznit klíčové koncepty, za použití bodů odrážky nebo shrnutí předmětu v úvodním odstavci.
  3. Komunikujte dobře. Nechcete si zmást čtenáře, a tak věnujte čas tomu, abyste byli jasně a stručně ve svém psaní. Pokud posíláte e-mailem příteli, můžete být ve stylu psaní neformální. Pokud se jedná o podnikovou komunikaci , použijte správnou gramatiku a vyvarujte se používání symbolů nebo emojisů, které vám způsobují, že se vám zdá méně profesionální.

E-mailová komunikace je velmi populární. Udělejte si čas, abyste se zapojili do Zlatého pravítka, a uděláte dlouhou cestu k tomu, abyste byli leštěnou netiketou pro.

Upravil Debby Mayne