Kontrolní seznam oznámení pro váš pohyb
Přesunutí kanceláře je komplikované. Díky tolika věcem je snadné přehlédnout menší, avšak životně důležité úkoly. Chcete-li udržet svou kancelář v pohybu, použijte následující pokyny, které zajistí, že nic nezůstane zrušeno.
Také projděte přehledný seznam základních úkolů, které vám pomohou při přesunu kanceláře.
Informujte společnosti a zákazníky pohybu
Následující podrobný seznam upozornění lze použít ve spojení s článkem Update Business Information Before You Move.
Při použití společně zjistíte, že jste pokryli všechny vaše základny.
Měli byste také svým klientům dovolit vědět, zda během pohybu přestanete vůbec zavírat nebo že snížíte hodiny. To bude kritická poznámka, která zajistí, že zákazníci nebudou frustrovaní, pokud jsou vaše dveře zamčené. Vědět, že před časem, kdy budete otevřeni pro podnikání, ušetříte spoustu telefonních hovorů a klient se nemůže zúčastnit vašeho konkurenta. Jinými slovy, nechte své zákazníky znát svůj plán údržby během přechodu.
Zákazníci a klienti
Je to dobrý nápad nechat zákaznickou základnu poprvé informovat o pohybu, nejlépe nejméně měsíc předtím, než nastane pohyb. Poskytněte informace o novém místě, a to buď zasláním oficiálního dopisu nebo e-mailu s mapou přiloženou nebo připojenou ke všem ve vaší firemní databázi. Nebo v případě maloobchodní prodejny umístěte na přední dveře mapu a oznamovací značku a u každého nákupu poskytněte malý leták.
Posílejte informace na své webové stránce pomocí snadno srozumitelných pokynů a veškerých údajů, které budou zákazníkům vracet zpět; to by mohlo zahrnovat prodej přesunu nebo oficiální zahajovací stranu.
Poskytovatelé služeb, dodavatelé a vládní agentury
Informujte služby a prodejce, které společnost pravidelně používá.
Může obsahovat tiskárnu, kurýrní službu, kancelářský obchod nebo poskytovatele internetových služeb.
Banky a pojištění
Banky budou vyžadovat předčasné oznámení; budete muset změnit adresu u firemních šeků, poté vytisknout šeky, oznámit společnosti z oblasti platebních karet a jakékoli další finanční instituce nebo poskytovatele služeb. Můžete se rozhodnout, že by vaše společnost měla prospěch z převodu firemních účtů z jedné banky do druhé nebo z jedné pobočky do druhé; mluvte se zástupcem banky o službách dostupných v novém místě / okolí.
Pojišťovny také musí být informovány brzy. Budete muset posoudit nový prostor a poskytnout vám nový odhad, pokud je to vhodné. To je skvělý čas mluvit s vaším pojistitelem o pohybu pojištění a co budete potřebovat, abyste zajistili, že vaše kancelář bude chráněna.
Změnit zprávy příchozího telefonu
Spolu s aktualizací firemních informací a marketingových materiálů existují i další způsoby, jak zajistit, že se veřejnost dozví o nadcházejícím pohybu. Přidejte oznámení do záznamníku / hlasové schránky s uvedením data přesunu, kam se přesouváte a jak to může ovlivnit službu. Poskytněte také kontaktní informace pro ty klienty, kteří mohou mít specifické obavy.
Zaměstnanci mají také změnit svou přímou linku hlasové pošty s informacemi o pohybu ao nové adrese. Opět je to snadný způsob, jak připomenout kontakty o pohybu a informovat ty, kteří nejsou v kontaktní databázi změny.
Změňte linku podpisu
Přidání oznámení do řádku podpisu e-mailu pro všechny zaměstnance zajistí, že každý odeslaný e-mail připomene příjemci nadcházejícího tahu. To je skvělý způsob, jak oslovit jednotlivce, kteří nejsou uvedeni v seznamu firemních kontaktů.
Odchozí korespondence razítka
Koupit červenou známku, která uvádí "Poznámka Nová adresa"; Známky lze obvykle zakoupit v kancelářském obchodě. Označte hlavičkový hlavičkový papír tak, aby příjemci byli informováni o změně adresy. Upozorňujeme, že tento krok oznámení může být platný až po dokončení přesunu.
Telefon
Toto by mělo být první nástroj, který budete kontaktovat o svém pohybu. chcete zajistit, aby vaše podnikání zůstalo otevřené během přesunu nebo že je to co nejméně narušení. Nechte telefonní společnost vědět, kdy se pohybuje, a požádejte, aby byly telefony nainstalovány a připraveny k provozu v novém místě v den před datem přesunu, jen aby se zajistilo, že systém bude fungovat na vašem přesunu.
Požádejte společnost, aby nastavila systém předávání hovorů, který bude účinný v den vašeho přesunu. Pokud vaše společnost mění telefonní čísla, požádejte o přidání poradce k vašemu starému číslu a nechte volajícího znát změnu telefonního čísla. Jakmile se přesunete, je dobré zavolat staré číslo, abyste zajistili, že služba je na místě. Také se ujistěte, že nové číslo vaší firmy a adresa jsou aktualizovány v příštím telefonním seznamu a adresáři.
Účty pošta, e-mail a sociální média
Oznamte poštu svého tahu a zajistěte, aby pošta prošla několik měsíců po přestěhování. Jak bylo poznamenáno dříve, přidejte oznámení o přestupu k podpisovým řádkům zaměstnanců před přesunem a také po pohybu; po přesunutí podpisu by měl příjemce požádat, aby zaznamenal změnu adresy a kontaktních informací.
Také by měly být pravidelně informovány o změně adresy a jakýchkoli změnách služeb v pravidelných kuriérskych společnostech, které přijmou a odlétají.