Dochází vaše pokusy o odstranění nepořádek papíru často k selhání? Nebo jste taky ohromen tím, že jste si na stole psali doklady? Možná děláte nějaké pochopitelné, ale samo sabotující chyby. Přečtěte si, jak se vyhnout nejčastějším chybám, které lidé udělali při správě nepořádek papíru.
1. Nevylučuje výkazy papíru
Možná budete muset získat některé účty staromódním způsobem, ale většina nástrojů usnadňuje přechod na fakturace bez papírování.
Zatímco jste na tom, uvidíte, kde jinde můžete snížit přebytečný papír. Pokud obdržíte katalogy, na které nikdy nevidíte, trvat několik minut kontaktovat společnosti a požádat o jejich odstranění ze svých seznamů. Pokud se přihlásíte k odběru více časopisů a novin, přemýšlejte o tom, které z nich si přejete přečíst v tisku a které z nich by vám nevadilo čtení online.
2. Vyprázdnění papírů
Toto platí pro papíry, které nechcete (např. Nevyžádanou poštu), stejně jako ty, které potřebujete (např. Účty.) Čím déle budete čekat, než to zvládnete, tím větší pravděpodobnost, že to nikdy nedosáhnete, plný rok v hodnotě nedělního New York Times. Nejjednodušší způsob, jak spravovat svou poštu, je zvládnout všechno, jakmile to přijde. Co se týče papírů, které musíte vyřadit, recyklujte pravidelně naplánovanou úlohu, a ne jen něco, co děláte, když papíry hrozí, že vás pohřbíte.
3. mít nevhodný nebo neexistující systém podávání
Pokud nemáte místo pro uložení papírů, které potřebujete, a nemáte snadný způsob, jak je zbavit těch, které nemáte, pravděpodobně je stačí všechny stahovat a duševě je zařadit pod "se jedná ... někdy." Vyhněte se tomu vytvořit systém, který pro vás pracuje, ať už to znamená získání starší školní kartotéky, spolehlivého skeneru nebo drtiče.
4. Nedostatek spouštěcí podložky
Spouštěcí podložka je vyhrazený prostor u vašich předních dveří, kde jsou věci, které potřebujete každý den - klíče, brýle atd. - jsou uchovávány vždy, když se nepoužívají. Spouštěcí podložka nepomůže všem typům nepořádek papíru, i když je to vynikající způsob, jak zajistit, aby odchozí zpráva vyšla z domu.
Důležité je koncept startovací podložky a návyky, které vám pomáhá rozvíjet.
V podstatě je spouštěcí podložka snadné dělat totéž stejným způsobem každý den. Zavěšení klíče na určitém místě, jakmile se dostanete dovnitř, je stejný typ chování, jako když házíte nevyžádanou poštu, jakmile ji získáte, nebo otevřete důležitou poštu včas. Když uvažujete o dalších souvisejících každodenních úkolech, jako je třídění vaší pošty, mohou se stát součástí tohoto systému.
5. Je vágní
To je ten, za který jsem vinen. Zde je příklad: Ve schránce mám složku označenou jako "auto". To znamená, že pokud budu muset hledat můj automobilový titul, musím si prohlédnout potvrzení o službě, dokumenty o pojištění auta, informace o mém starém autě Už ne vlastním, a tak dále. (Mám také složku označenou jako "misc", což je organizační katastrofa, která se čeká.)
Při organizaci dokumentů, které musíte mít, je nejlepší, abyste byli co nejpřesněji a nejjasněji. Představení složek se štítky jako "pojištění automobilu", "údržba automobilů" a "auto finanční" by znamenalo, že by se můj systém podávání dělil mnohem méně práce.
Můžete také snížit množství přebytečného papíru tím, že zjistíte, jak dlouho potřebujete dokumenty uchovávat .
Pokud ukládáte zastaralé papíry, které už nikdy nebudete používat, nakonec se je zbavíte.