Rychlý kontrolní seznam, jak dlouho se mají dokumenty uchovávat + Co skartovat
Papír je bolest a řízení domácího systému archivování může být tažením, ale některé dokumenty, které opravdu potřebujete, abyste si mohli dovolit, protože nikdy nevíte, kdy je budete potřebovat. Zde je příklad toho, jak dlouho se mají dokumenty uchovávat a jakmile jste s nimi skončili, které z nich musíte skartovat. To by mělo sloužit jako rychlá referenční příručka pro vytváření a udržování fungujícího domácího systému.
Za prvé, přemýšlejte o snížení množství papíru, který obdržíte, a skončíte tím, že budete muset zkrátit nebo snížit méně.
To znamená zbavit se nevyžádané pošty, přihlašovat se k e-pokladnám a nepřijímat letáky, kupóny, které nikdy nepoužíváte, nebo jinou epheru, o které máte pocit, že byste se museli držet, když víte, že opravdu ne.
Pokud se skutečně potýkáte s nepořádek papíru až do okamžiku, kdy máte pocit, že byste ho mohli hromadit , oslovte profesionálního, který vás může provést procesem vyvlastnění.
Druhým krokem je zajistit správný systém správy e-mailů . Čím efektivněji zvládnete poštu, do které přicházíte, tím méně budete muset dělat velké zasílání / skartaci / recyklaci.
Nastavte elektronický systém archivace
Díky tomu, že se zbavíte papírového archivace elektronickou kartotékou, ušetříte vám prostor a zbavíte se nepořádek papíru. To je výhra. V současné době má elektronický systém archivace velký smysl. Chcete-li začít, potřebujete skener a místo pro uložení souborů, systém složek v počítači nebo v cloudu a externí pevný disk.
Nastavení obecných složek pro různé typy dokumentů (příklady: domácnost, daně, auto, rodné listy apod.) Nemusíte být příliš přesní při ukládání dokumentu, protože lze vyhledávat elektronické systémy archivování.
Pak skenujte každý dokument a uložte jej do složky podle obsahu.
Vedení kopií důležitých dokumentů
Pro vaše velmi důležité dokumenty odborníci doporučují uchovávání kopií.
To může znamenat udržení jedné kopie v úložišti mraku a další na pevném disku. Mohlo by to znamenat i udržení jedné kopie v elektronickém podání a jedné kopie v ohniště.
Uchovávejte tyto dokumenty navždy
Tyto dokumenty by měly být uloženy navždy:
Akademické záznamy - diplomy, přepisy a veškeré portfolio práce, které mohou být použity v budoucnu při podání žádosti o zaměstnání.
Přijaté příspěvky
Křestní certifikáty
Osvědčení o narození
Osvědčení o úmrtí - Může být zapotřebí pro daňové účely.
Licence řidiče
Záznamy o zaměstnání - Jakékoli ustanovení, dohody, disciplinární spisy a přezkoumání výkonu.
Osvědčení o manželství
Lékařské záznamy
Vojenské záznamy
Pasy
Důchodové a důchodové záznamy
Karty sociálního zabezpečení
Wills
Uložit pro kratší čas
Tyto dokumenty se můžete dotýkat častěji jako měsíčně nebo týdenně:
Bankovní výpisy - 1 měsíc
Účty - 1 rok za jakoukoli daň nebo záruku, všechny ostatní účty by měly být skartovány, jakmile jsou zaplaceny.
Účet kreditní karty - okamžitě skartujte, až budete platit.
Home Improvement Receipts - Uchovávejte až do prodeje domů.
Investiční záznamy - 7 let poté, co jste účet uzavřeli nebo prodávali zabezpečení.
Leasing - Uchovávejte, dokud se přestěhujete a obdržíte svůj vklad zpět od pronajímatele.
Paychecks / Pay Stubs - 1 rok, dokud nedostanete svůj W-2
Prodejní doklady - Uchovávejte po dobu záruky. Je zřejmé, že se to týká pouze velkých nákupů, jako jsou spotřebiče a elektronika. Obvykle si uchovávám příjmy za zboží, jako jsou potraviny a oblečení, pouze pokud vím, že si nepotřebuji potvrzení o vrácení.
Daňové doklady - 7 let včetně vašeho podání a všech doprovodných dokladů, jako jsou W-2s a potvrzení.
Záznamy o vozidle - Uchovávejte, dokud není prodána loď, auto nebo motocykl.
Jak se zbavit dokladů
Skartace dokumentů je hlavní cestou k ochraně před krádeží identity. (Přečtěte si můj rozhovor s bezpečnostním expertem Jayem Foleyem o tom, jak se chránit před krádeží identity). Zaujímalo by vás, co rozdělit? Obecným pravidlem je vše, u něhož by měly být skartovány následující informace: čísla účtů, datum narození, rodná jména, hesla a kolíky, podpisy a čísla sociálního zabezpečení.
Opět jsou to lidé, kteří nemají zájem.
Zde jsou základy:
Jsou-li dokumenty stále "aktivní", je třeba je uchovávat k odkazu a vytvořit jednoduchý systém domácího archivace. To znamená podání dokumentů podle témat a jejich skartování poté, co se již nepoužívají.
Jaké dokumenty skartovat
Pokud jste skončili s těmito dokumenty a už je nepotřebujete, tak je to, co je třeba rozřezat (vše ostatní - jako papírování - můžete jen recyklovat).
Příjmy z bankomatu
Bankovní výpisy
Kopie rodného listu
Zrušené a zrušené kontroly
Účty za kreditní karty
Úvěrové zprávy
Řidičské průkazy (platnost vypršela)
Dokumenty o zaměstnání, které mají nějakou identifikaci
Vypršela pasy a víza
Investiční účet #s
Legální dokumenty
Investiční, skladové a majetkové transakce
Položky s podpisem (pronájmy, smlouvy, dopisy)
Cedulky na zavazadlech
Lékařské a zubní záznamy
Doklady s číslem sociálního zabezpečení
Hesla nebo čísla PIN
Zaplaťte
Předběžně schválené aplikace pro kreditní karty
Příjmy s ověřovacími čísly, čísly platebních karet nebo jinými identifikačními údaji
Daňové formuláře
Přepisy s identifikačními informacemi o nich
Cestování po Itálii
Použité letecké linky
Účty (telefon, plyn, elektřina, voda, kabelová televize, internet)
Ujistěte se, že máte flexibilní systém archivace nastavený tak, aby tyto dokumenty byly kontrolovány a roztrhané, když již nejsou nutné.
Všechno, co plánujete udržovat, musí být provedeno, organizováno a podáno. Mám rád svůj domovský systém podání.