01 z 07
Jak nastavit podávání papíru + úložný systém, který bude pracovat pro vás navždy
Boj je skutečný: správa papírů a nepořádek papíru je jámy. Proto je rozhodující vytvořit jednoduchý, uskutečnitelný systém podávání domů, který skutečně využijete. Dnes to budeme společně dělat.
Fotbalová branka
Naučte se, jak nastavit systém domácího archivu, který skutečně využijete po zbytek svého života. Musí být flexibilní, aby se přizpůsobil změnám v životním stylu, a musí to být jednoduchý, takže ho skutečně udržíte.
Co budete potřebovat
- Spisová skříň nebo schránka se soubory
- Závěsné složky souborů (tyto barevné obrázky se mi líbí, které jsou zobrazeny výše)
- Držák na pracovní plochu
- Drtič
- Odpadkový koš
- Složky souborů
- Výrobce štítků nebo pero
Načasování
Jedná se o víkendový projekt. Nedoporučujeme, aby to začínalo v týdnu po dlouhém pracovním dni / škole atd. Spusťte to v sobotu nebo v neděli dopoledne ozbrojené šálkem kávy nebo čaje a nechte si to udělat.
02 z 07
Shromážděte všechny své příspěvky dohromady na jednom místě
Prvním krokem při vytváření systému domácího archivace je zkopírovat všechny vaše soubory a dokumenty do stejného prostoru, abyste mohli třídit, recyklovat a skartovat. Mít vše v jednom místě má následující výhody:
- Bude vás držet soustředěný na úkol po ruce. Když se pokoušíte dosáhnete úkolu, na který nemáte nadšení (jako podání), jakékoliv ospravedlnění při toulkách a začátku dalšího nového projektu. Máte-li všechny své zásoby (uvedené zde) a všechny vaše dokumenty na jednom místě, opravdu nemáte ospravedlnění, ale vykopnout.
- Budete důkladnější. Když uděláte svůj domov vpřed, znamená to, že nebudete muset opakovat úkol několik týdnů od okamžiku, kdy najdete zapomenutý stoh papírů v prádelně.
Několik míst hledat papíry (jiné než vaše zřejmé psací stoly, schránky a poštovní hromada):
- Obývací pokoj. Papíry mají tendenci hromadit se v obývacím pokoji, protože často nemáme představu, co s nimi dělat. To je důvod, proč byste měli vždy doručovat doklady, které si nejste jisti, co s tím mám dělat.
- Tašky . Batohy, pracovní tašky, brašny, tělocvičny a kufry.
- Kuchyně. Papírové hromady mají způsob, jak skončit v kuchyni. Je to proto, že kuchyň je často prvním místem, kam směřujeme, když procházíme dveřmi.
Takže shromažďujte všechny své dokumenty a pak ...
Vyberte si dobré místo s tvrdým povrchem, na kterém můžete vytvořit 5 pilot. Může se jednat o kuchyňský stůl, postel pro hosty nebo o stůl, pokud je dostatečně velký. Pokud nemáte dostatečně velký povrch, funguje i podlaha.
Máte-li tolik papírů, může se vaše hromady převrátit, pak použít koše nebo dokonce lepenkové krabice. Označte je tak, abyste je udrželi odděleně a vyvarovali se chyb - jako například náhodou házet loňské daňové přiznání do "recyklovaného" boxu.
03 ze dne 07
Oddělte své příspěvky do pěti kategorií
Nyní je čas se dostat k podnikání. Budete se muset dotknout každého dokumentu a rozhodnout se o něm.
Pravidlo: Musíte se rozhodnout pro každý kus papíru. Jedná se o jednu z těchto pěti kategorií:
Akce: Doklady, které musíte provést a poté zrušit. Nezaměňujte je s tím, co označujeme v níže uvedené kategorii jako "Domácnost". Doklady domácnosti jsou podávány trvale, akční soubory budou použity jednou a poté vyřazeny.
Příklady: pozvánky, parkovací lístky, upomínky, domácí úkoly, účty atd.Archiv: Doklady nebo dokumenty, které potřebujete viset, ale nemusíte odkazovat nebo používat více než jednou nebo dvakrát ročně.
Příklady: daňové přiznání, lékařské záznamy, akademické záznamy, důkaz, že jste se účastnili poroty, listiny, pronájmy, smlouvy atd.Domácnost: Jedná se o papíry, které používáte, aby váš dům (a život) běžel.
Příklady: kupony, recepty, uživatelské příručky, příjmy za letošní roky, doklady o nadcházející cestě atd.Recyklace: Dokumenty a dokumenty, které nespadají do výše uvedených kategorií a neobsahují žádné osobní údaje.
Příklady: Nevyžádaná pošta, pracovní listy ze semináře, o který už nemáte zájem, noviny, časopisy, staré domácí úkoly, které nepotřebujete, použité obálky apod.Shred: dokumenty a dokumenty, které nespadají do kategorií 1-3, ale obsahují osobní identifikační údaje.
Příklad: Nabídky platebních karet, staré bankovní výpisy, účty atd.
04 z 07
Declutter + Vyřadit dokumenty a soubory, které již nepotřebujete
Vaše největší hromada bude recyklována. Nejprve je recyklujte - předmět zde je co nejrychleji zmenšit množství papíru, s nímž máte co do činění.
Dále roztrhněte drtiče - toto by mělo zahrnovat vše, co vás identifikuje mimo vaše jméno a adresu.
Případně je tento Guard Your ID Roller z The Container Store velmi ceněný a velmi praktický pro ty, kteří jsou nemocní s vaším drtičem. Tímto způsobem můžete jednoduše otisknout své ID údaje a recyklovat poštu a dokumenty s osobními informacemi o nich namísto skartace.
Nyní, když jste vyhodili nevyžádanou poštu, je čas se dostat dolů k nastavení systému, který je:
- Snadné použití, takže ho skutečně využijete ;
- Dostatečně flexibilní, aby vyhověl životním změnám a novým projektům; a,
- Zabezpečte tak, když potřebujete najít něco rychle, najdete jej.
Krása tady je, že můžete tyto kategorie rozbít dále v závislosti na množství papíru, který přichází a vyjde z vašeho domu nebo kanceláře.
05 z 07
Nastavte archivní soubor pro systém domácího podání
Je velmi snadné rozhodnout, které dokumenty se dostanou do vašeho archivního souboru. To jsou ty nejdůležitější dokumenty, které vlastníte. Jsou důkazem toho, že vy a vaše rodina existují, platit daně, vlastní domy a auta, absolvoval vysokou školu, můžete cestovat mimo vaši zemi na pas nebo vízum. Pokud jste vlastníkem firmy nebo vlastníkem více než jednoho majetku, bude tento soubor ještě větší.
Zde je seznam základů, které chcete v tomto souboru udržet:
- vrácení daně
- lékařské záznamy
- akademické záznamy
- důkaz, že jste sloužil porotě
- skutky
- pronájem
- smlouvy
- pasů
- bezpečnostní karty
- záznamy o zaměstnanosti
- křestní osvědčení
- životní pojištění / důchodové dokumenty
Tyto dokumenty uložte do schránky se soubory v označených složkách. Zvažte nákup ohnivzdorné krabice, jakmile začnete získávat více "věcí", abyste byli v bezpečí.
udržujte soubory, které používáte často (aka několikrát ročně) vpředu. Odolajte nutkání přeskupit tento prostor, protože pokud se dostanete příliš specificky, skutečně je těžší najít věci, když opravdu skutečně potřebujete. Obecně platí, že pokud se ponoříte do archivního souboru, opravdu potřebujete ten kus papíru, abyste to tak sami usnadnili.
Zde jsou mé kategorie:
- Akademický
- Auto
- Zaměstnanost
- Finanční
- Zdraví
- ID
- Pojištění
- Nemovitost
Uspořádejte je abecedně, ale ponechte soubor ID upřednostněný. To má věci jako rodný list, cestovní pas, občanský průkaz a křestní list. Toto je také místo, kde byste měli mít manželskou licenci.
Chcete-li tyto papíry uložit, důkladně zvážte vysokou bezpečnostní listinu, která za méně než 50 USD je skvělá hodnota *. Další možností je High-Security Prescription Box. Ten je určen pro zdravotnické potřeby, ale může snadno držet několik dokumentů, které se nedají ztratí.
Můžete si nastavit vlastní DIY vlastní soubor nebo můžete použít systém FileSolutions Home Filing System.
* Pokud ztratíte tyto soubory, nakonec zaplatíte mnohem, mnohem víc, abyste dostali kopie od registrátorů, ředitelů městských úřadů, akademických institucí apod., Takže 50 dolarů je užitečná, inteligentní investice.
06 z 07
Uspořádejte soubor pro domácnosti
Zde je dobré pravidlo pro to, co byste měli uložit do vašeho souboru pro domácnosti: Vše, co byste mohli v budoucnu potřebovat, ale nyní nepotřebujete podniknout kroky, které nepatří do vašeho archivního souboru. Použijte svůj vlastní soubor domén (nazývaný Sešit domácnosti) jako příklad, abyste získali lepší představu o tom, co ukládat v tomto souboru a co ne.
Za prvé, namísto schránky nebo zásobníku jsem vytvořil pořadač s oddíly a pak kapsy pro uložení věcí jako kupóny a dárkové karty. Toto pojivo můžete použít a obsahovat následující části:
- Kupóny / groupons
- Dárkové karty
- Dokumenty pro nadcházející cesty / cestování
- Zlevněné slevy, které jsem odeslala, a čekám, že dostanu svůj šek zpět
- Příjmy za předměty typu big-ticket, jako je zařízení nebo velký kus nábytku
- Máte kapsu na všechny karty odměn
- Poznámky a referenční materiály pro nadcházející projekty, na kterých pracujete
- Recepty *
- Příjmy z daní
- Pojištění vozu / domu / nájemce
Pravděpodobně byste mohli většinu z nich skenovat do účtu Evernote , ale když je budete potřebovat, budete ho muset znovu vytisknout, a tak si jej v tomto zápisníku zašlete a nazvete si jeho Sešit pro domácnost.
* Uchovávejte samostatný soubor pro recepty, které se chcete vrátit někdy, ale ne.
07 z 07
Nastavení akčního souboru
Soubor Akce jsou papíry, které potřebujete provést, a poté je zlikvidujte. Jakékoli dokumenty nebo dokumenty, které je třeba podávat trvale nebo po dlouhou dobu (přes měsíc), pravděpodobně patří do vašeho souboru domén.
Akční soubory jsou:
- Budou se používat jednou a pak vyřazeny; nebo,
- Soubory, na které čekáte, abyste podnikli kroky.
Použijte krabici, kterou chcete držet, a tuto schránku doporučujeme. Zvolte oranžovou barvu, protože je to okouzlující barva a myšlení je, že vás přenese skrz krabici alespoň jednou týdně. To se také může zdvojnásobit jako vaší In Box, která vám pomůže spravovat poštu .
Zde jsou příklady toho, co máte v souboru akce:
Příchozí mail:
- Veškeré informace, které obdržíte v e-mailu, jsou v tomto souboru
- Jakýkoliv papír, který vám někdo dává, nebo vás chytit a strčit do kabelky, jde tady
Položky kalendáře:
- Pozvánky na nadcházející události a všechny pokyny nebo karty odpovědí, které přicházejí s nimi
- Účty zaplatit a poté skartovat nebo recyklovat
- Povolení se klepá na podpis
- Přijaté připomenutí
Položky k zaplacení:
- Parkovat vstupenky na zaplacení
- Úhrady
Položky, na které čekáte:
- Příjmy za vše, co jste nedávno zakoupili, pokud se rozhodnete vrátit. Pokud například obdržíte balíček od společnosti Amazon, v této krabici zahodíte balení v případě, že produkty nebudou fungovat a budete je muset vrátit. Ditto pro další balíčky, které obdržíte.
- Příjmy za všechno, na co čekáte. Například pokud jste předložili účet pojišťovně a čekáte na úhradu, jde to v tomto souboru. Pokud jste něco vrátili a vy čekáte na to, že se vrácená částka zobrazí v bankovním výpisu nebo v účtu kreditní karty, jde to v tomto poli.
Tento soubor můžete rozdělit do více kategorií, ale je jednodušší prostě házet všechno v tomto políčku a pak projít jednou, dvakrát nebo třikrát týdně. V tom okamžiku můžete recyklovat nebo skartovat vše, co již nepotřebujete, zapisovat cokoliv, co patří do archivu nebo domácnosti, a jednat cokoli, na co je třeba reagovat. Cílem je uchovat tento soubor co nejmenší.
Ale ... trik je, že musíte projít tento soubor nejméně jednou týdně, nejlépe častěji. Velmi doporučuji, abyste tento úkol přidali do Osobní týdenní organizační rutiny . Tímto způsobem podáváte a ukládáte relativně malé množství papírů jednou týdně, než