Pokud potřebujete přesunout svou firmu , je to nejlepší místo, kde můžete začít plánovat, jak se zabalit a pohybovat. Klíčem k úspěšnému přesunu je vybudovat nějaké aliance, které mohou pomoci motivovat a koordinovat zbytek kancelářského personálu.
Naplánujte pohyb
Vytvořte časovou osu, která umožní všechny nezbytné fáze vašeho pohybu. Budete to muset projednat se zbytkem svého pohybujícího se týmu nebo s manažery a nadřízenými, abyste zajistili, že to bude možné.
Pro malou kancelář budete potřebovat alespoň tři měsíce k přípravě a středně velké kanceláře, nejméně šest až osm měsíců. Klíčem je začít co nejdříve.
Dalším krokem je shromáždit veškeré informace o novém prostoru. Snažte se získat plány nebo rozložení podlahy, abyste mohli identifikovat klíčové komponenty, jako jsou elektrické zásuvky, úložný prostor atd. A co je nejdůležitější, určit nové uspořádání kanceláře. Je také dobrý nápad mít obecný plán rozvržení pro váš současný prostor, abyste mohli porovnat dva; pokud existují oblasti v současné kanceláři, které nefungují, identifikujte je tak, aby mohly být vyřešeny ve vašem novém prostoru.
Uveďte také seznam možných problémů s novým prostorem, jako je menší přijímací prostor nebo menší úložný prostor nebo možná větší otevřený prostor, který může vyžadovat více skříní nebo dočasné stěny. Může být nutné najmout tesaře nebo malíře, pokud je třeba zdi postavit nebo malovat.
Může to být řešeno při získání nového prostoru, ale ujistěte se, že předtím, než se přestěhujete, musí být dokončeny žádné další stavební nebo kosmetické změny.
Shromažď svůj tým
U středně velkých kanceláří jmenujte (nebo požádejte o dobrovolníky) někoho z každého oddělení nebo oddělení, aby koordinoval svou konkrétní oblast.
Mohlo by být přiděleno vedoucímu nebo manažerovi oddělení, který pak může zajistit, že každý zaměstnanec převezme odpovědnost za balení svého stolu, souborů a osobních předmětů. U menších kanceláří můžete být sami. Pokud ano, určit několik klíčových lidí, kteří mohou pomoci s koordinací tohoto kroku.
Váš tým také může pomoci při identifikaci aktuálních problémů se starým prostorem a poskytnout možné řešení pro novou kancelář. Je to skvělý způsob, jak začlenit jiné názory a dosáhnout konsensu v pohybu, pokud někteří z nich nemají nadšení.
Pravidelné setkání
Ve svém rozvrhu nastavte pravidelné schůzky a ujistěte se, že zaměstnanci jsou informováni o podrobnostech schůzky a zajistí, aby všichni věděli, co potřebují, aby sbalili svou kancelář nebo pracovní prostor . Je důležité, aby byli všichni informováni, aby omezili veškeré obavy nebo obavy; pohyb je stresující pro všechny zúčastněné, zejména pokud nejsou rozhodnutí sdělována.
Určete svůj rozpočet
Pokud máte pro daný krok přidělen určitý rozpočet, bude důležité určit náklady dříve, než si najmete movery, nebo dokonce před tím, než zabalíte první políčko.
Přiřaďte úkoly
Nechte svůj pohyblivý výbor vytvořit seznam úkolů, které je třeba dokončit, a ujistěte se, že jsou přidány do časové osy / plánu.
Můžete si vyžádat poskytovatele speciálních služeb, jako jsou instalatéři telefonní linky nebo specialisté počítačových sítí. Zeptejte se každého správce oddělení nebo nadřízeného, co je požadováno z jejich oblasti. Ujistěte se, že jsou pokryty společné prostory, jako je oblast příjmu, lobby a úložiště.
Jedním z nejdůležitějších úkolů je najímat ty, kteří se pohybují . Tam se pohybují společnosti, které se specializují na kancelářské pohyby. Jen se ujistěte, že jste provedli svůj výzkum, položili správné otázky a nechali společnost přijít do vaší kanceláře, aby zhodnotila váš krok. Jako každá domácnost se musíte přesvědčit, zda je společnost spolehlivá a že získáte ty nejlepší služby za cenu. Tento úkol lze přiřadit několika málo osobám, z nichž každá volá specifické společnosti a pak porovnává poznámky. Začněte brzy, abyste zajistili nejlepší cenu.
Vytvořte seznam kontaktů
Budete se muset ujistit, že všichni, s nimiž obchodujete, jak s dodavateli, tak s klienty, vědí, že se pohybujete.
Je dobré přiřadit tento úkol jedné osobě, která bude dohlížet. Oznamování zákazníků a klientů vyžaduje specifickou komunikaci kolem místa, kam se pohybujete, a jak bude podnik fungovat během přesunu. Tyto informace jsou zásadní pro to, aby zákazníci nechodili jinam za vaše služby.