Ve své práci pracuji ve sdělovacích prostředcích, většinou pro neziskové organizace. Součástí práce, kterou dělám, je zajistit, že máme zavedenou strategii pro vnitřní i vnější komunikaci. To také zahrnuje vypracování plánu kancelářského pohybu , který můj současný podnik plánuje v příštích šesti měsících.
Zatímco si možná myslíte, že existuje tolik kroků k plánování v kancelářském tahu, že nemáte čas, abyste ani nezajímali o komunikaci, musíte opravdu potřebovat den nebo dva k vytvoření pevné strategie, která bude informovat jak zaměstnance, tak klienty nadcházejících změn .
Začněme s našimi zaměstnanci, protože jsou přímo ovlivněny touto cestou .
Interní komunikace by měla obsahovat tyto klíčové zprávy:
- Jasný časový rozvrh: ujistěte se, že jste uvedli všechny klíčové kroky tahu, aby každý věděl, co očekávat a kdy.
- Pokyny pro balení: poskytněte zaměstnancům pokyny, jak zabalit kanceláře nebo kabiny pro pohyb. To by mělo zahrnovat, kam mají být obaly , co odpovídají za balení a termíny.
- Pokročilé upozornění na případné uzavření kanceláře : během přesunu budete pravděpodobně muset zavřít kancelář, aby bylo možné konečné balení a přesun kancelářské techniky a nábytku. Ujistěte se, že vaši zaměstnanci jsou si vědomi těchto termínů a zda a jak bude podnik pokračovat během přesunu a jak to ovlivní jejich pracovní plán a pracovní zátěž.
- Nový kancelářský plán: Zaměstnanci budou chtít vědět brzy o tom, jak bude vypadat nový prostor a jak budou kanceláře zřízeny. Budou mít ještě svůj vlastní prostor, nebo budou nyní ve skříňce nebo v otevřeném půdorysu? Ujistěte se, že vytvoříte způsob informování zaměstnanců o tom, jak se jejich pracovní prostor může změnit.
- Nová poloha, možnosti parkování a dojíždění: Poskytněte pracovníkům veškeré informace, které potřebují o novém místě, aby mohli připravit dopravu do nového prostoru.
Jakmile zjistíte všechny klíčové zprávy, musíte určit, jak nejlépe tyto zprávy doručit. Metoda, kterou používáte, by měla být určena typem zprávy.
Časová osa by například mohla být snadno doručena prostřednictvím vašeho intranetu společnosti. vzhledem k tomu, že uzavření úřadů lze nejlépe předložit na schůzi zaměstnanců, aby se zajistilo, že otázky mohou být kladeny a zodpovězeny.
Způsoby komunikace cílů s personálem:
- Intranet: pro ty společnosti nebo organizace, které mají intranet, je to obvykle nejlepší platforma pro většinu zpráv. Umožňuje snadnou aktualizaci souborů a informací, které jsou přístupné všem zaměstnancům.
- Individuální schůzky: bez ohledu na to, co je poselství, schůzky zaměstnanců jsou dobrým místem pro oznámení a umožňují zaměstnancům možnost mít kompletní diskusi. Můžete také použít čas setkání, abyste zjistili, jak budou informace sděleny, takže zaměstnanci vědí, že budou informováni.
- E-mail: zatímco e-mail je snadný, není to nejlepší způsob, jak předávat informace. Nechcete zasílat tolik e-mailů, které lidé nemohou najít, když je potřebují. Používáte-li e-mail, ujistěte se, že je používáte jen proto, aby lidé věděli, kde mohou získat informace.
- Běžné složky : Pokud nemáte intranet, vytváření společné složky na síťové jednotce, ke které má přístup každý, je dalším nejlepším způsobem, jak ukládat informace, do kterých chcete získat přístup.
- Bulletin: fyzický prostor, kde jsou zveřejňovány informace, je skvělá věc. Nejen, že to lidé často kontrolují, ale také poskytuje místo, kde se lidé mohou shromažďovat a diskutovat o svých obavách.