Jak upřednostňovat vaše úkoly

Takže máte všechny tyto věci udělat každý den a váš seznam úkolů je plný - jak víte, co dělat první, druhý a třetí?

Docela má každý pocit, že mají příliš mnoho práce a příliš málo času na to. Často je to ohromné ​​pocity vyplývající z neschopnosti upřednostnit všechny zdánlivě naléhavé úkoly. Pokud se domníváte, že váš seznam úkolů se prodlužuje o minutu a dokonce ani nevíte, kde začít, zde je návod, jak identifikovat, vyhodnotit a upřednostnit své úkoly.

1. Vytvořte seznam

Předtím, než se pokusíte třídit své závazky v pořadí významu, věnujte čas sestavení komplexního seznamu všeho, co potřebujete nebo chcete dosáhnout. Rozdělte svůj seznam do sekcí pro různé typy úkolů. Tyto kategorie mohou zahrnovat:

Denní nebo týdenní úlohy

Jedná se o běžný "to-dos", který může být osobní ( plánování jídlo a nakupování na potravinách ) nebo pracovní (týdenní setkání týmů.) Pokud už sledujete každodenní rutinu , budete s těmito úkoly seznámeni; pokud ne, je to dobrý čas na vytvoření jednoho. Zahrnutá částka se může lišit - někteří lidé nebudou muset připomínat kontrolu e-mailu ani nakupovat potraviny, ale ostatní ocení strukturované připomenutí k provedení určitých akcí v určitých časech nebo v určitých dnech.

Úkoly s termíny

Ty musí být samozřejmě provedeny na konkrétní datum a vyžadují předběžnou přípravu. Příkladem může být školní kniha, která je započtena do tří týdnů nebo strana, kterou plánujete po dobu šesti měsíců.

Tyto druhy úkolů, které se často nazývají projekty, mohou být později rozděleny na menší součásti. Například "zápisný papír" může být rozdělen do čtení příslušných knih, uspořádání poznámek, psaní obrysů, psaní prvního návrhu, a tak na.

Opakující se úlohy

Ty se nevyskytují na denní nebo týdenní frekvenci, ale nejsou to ani jednorázové projekty.

Opakující se úkoly mohou zahrnovat jmenování zubních lékařů nebo dělání vašich čtvrtletních daní.

Samo-motivované, nezbytné úkoly

Jedná se o úkoly nebo projekty, které víte, že musíte udělat, ale nikdo vás nebude dělat. Zřídka, pokud vůbec, mají vestavěný časový limit. Zamyslete se nad tím, jak zlepšíte vaši webovou stránku o malých firmách nebo získáte nové poskytovatele primární péče.

Samo-motivované, nepotřebné úkoly

Jedná se o zábavnější aktivity, které mají tendenci klesat po stranách, protože jiná, zjevněji nezbytné úkoly je vyčerpávají. Myslete na čtení pro radost nebo práci na zálibách.

Některé úkoly

Tyto úkoly visí v dolní části vašeho seznamu úkolů nebo v zadní části mysli, ale obvykle se nemusí dělat brzy nebo vůbec. Příklad: namalujte radiátory.

2. Uspořádejte svůj seznam

Jakmile uvedete všechno, můžete zjistit, co dělat nejdříve a uspořádat plán. (Jak to fyzicky děláte - na list papíru, plánovače , aplikace, kalendář online nebo jinak - záleží na tom, že zvolíte metodu, která pro vás bude fungovat a která budete používat.) Zde jsou některá kritéria přemýšlet o:

Urgentní nebo Důležité

Všechny úkoly lze roztřídit do jedné ze čtyř kategorií. Naléhavé a důležité úkoly by měly být nejdříve provedeny co nejdříve; naléhavé, ale ne důležité úkoly mohou být přeneseny, pokud je to možné, ale pokud ne, plán by měl obsahovat dostatečnou flexibilitu a dodatečný čas, aby je vyhověl, když se objeví; důležité, avšak nikoliv naléhavé úkoly by měly být plánovány s dostatečným předstihem, aby nebyly naléhavé; úkoly, které nejsou ani důležité ani naléhavé, mohou být potenciálně odstraněny, ačkoli pokud se vám to líbí, měly by být zapracovány do vašeho rozvrhu, aby nebyly vyčerpány náročnějšími povinnostmi.

Posoudit hodnotu

Hodnotu úlohy můžete posoudit několika způsoby. Jeden může být, zda jsou ovlivňováni jiní lidé a jak důležití jsou ti lidé (schválení vašeho šéfa a blahobytu dětí, které závisí na vás, jsou důležitější než, řekněme, názory skupiny cizinců, s nimiž jste se dohodli připojit se na schůzku.) Můžete také přiřadit vysokou hodnotu úkolům, které vidíte z dlouhodobého výplaty, nebo že jednoduše najdete odměňování.

Jedním z referencí, s nimiž se pravděpodobně setkáte při čtení prioritních úkolů, je pravidlo 80-20 nebo princip Pareto, který uvádí, že 80% účinků pochází z 20% příčin. To se může nebo nemusí ukázat jako pravdivé, ale je to dobrá připomínka k tomu, abyste zjistili, na co vlastně trávíte čas a na které z vašich snah se vyplatíte.

Časování a flexibilita

Funkční plán umožňuje změny a rozpoznává časová omezení. Buďte realističtí, když upřednostňujete a plánujete své dny. Pokud máte pochybnosti, přeceňujte čas, který daný úkol učiní.

Pokud jsou spuštěny dvě úlohy ve stejnou dobu, výběr toho, odkud začíná, závisí na tom, jak nejlépe pracujete. Někteří lidé dávají přednost jednoduchému úkolu, aby se soustředili na složitější úkol; jiní se budou cítit ujištěni, pokud začnou nejprve na tvrdší úkol, a předtím, než se pojedou dál, udělejte některé nebo vše. Nezapomeňte, že se nemusíte věnovat jednomu úkolu nebo projektu od začátku do konce, než se přesunete k dalšímu - pokud samozřejmě nebudete pracovat tímto způsobem, zvýší Vaši produktivitu.

Omezte své úkoly s každodenním úsilím nejvýše na tři. Den může také zahrnovat menší úkoly, které jsou běžnější nebo méně důležité nebo naléhavé, ale načítání hlavních úkolů pravděpodobně povede ke stresu a zklamání.

Nezapomeňte, že priority se mohou změnit - pokud váš šéf potřebuje, abyste něco udělali, vaše předchozí předchozí priorita se pravděpodobně dostane do druhé. To je ještě více důvod, proč si ve svém plánu vyberete více času, aby byla zajištěna flexibilita.

3. Dávkové úkoly

Dávkové úkoly jsou jedním z nejúčinnějších a nejúčinnějších způsobů, jak tyto chybné úkoly provést. Dávkování jednoduše znamená, že pracujete na stejném typu práce znovu a znovu, než přejdete na něco jiného. Prvním krokem je identifikovat úkoly, které děláte opakovaně a poté nastavíte jednoduchý pracovní postup, který bude následovat. Pak tyto úkoly současně řešíte pomocí tohoto pracovního postupu.

Dávkování vyžaduje dokončení podobných úkolů, které vyžadují podobné zdroje v "dávkách", aby se zvýšila efektivita a produktivita. Zde jsou některé příklady:

• Zaplaťte všechny své účty najednou
• Otevřete všechny své e-maily jednou týdně a postupujte spíše, než je nechat stohovat každý den a nikdy se k němu dostat

Dávkování vám umožňuje dostat se do drážky, která dělá stejný úkol znovu a znovu, takže nemusíte ztrácet čas při zjišťování pokynů nebo co byste měli udělat dále.

4. Odstranění úkolů

Jakmile uvedete všechny své úkoly a třídíte je od nejdůležitějších po nejmenší, bude jasné, které úkoly jsou ve spodní části seznamu. Ty mohou být někdy delegovány na někoho jiného, ​​ale pokud to není možné, musíte se rozhodnout, zda si plánujete čas pro ně nebo je odstranit.

Možná máte na svém seznamu úkoly, které nemusíte dělat nebo dokonce chtít dělat, ale vy jste se cítili nátlakem, abyste se v určitém okamžiku přidali (jít do posilovny, navštěvovat knižní klub). Mohou být zcela vyloučeni.

Konečně je možné jednoduše udělat příliš mnoho práce - pokud nemůžete vše udělat, vyhodnoťte své pracovní zatížení, abyste zjistili, zda potřebujete nějakou další praxi při stanovení priorit, nebo zda musíte někomu říct, že již nemůžete pokračovat v práci určitý úkol.