Pracujete pro společnost, která má časté schůzky? Přemýšleli jste někdy o tom, co máte dělat a co je považováno za správné chování v těchto shromážděních? Máte strach navštěvovat schůzky, protože se bojíte, že byste mohli spáchat faux pas, který by mohl ohrozit vaši pozici nebo příležitosti k postupu ?
Vedoucí pracovníci, vedoucí týmů nebo vedoucí pracovníci společnosti si zpravidla vyhrazují právo zahájit obchodní jednání, když se domnívají, že je to potřeba.
Ať už se jedná o pravidelně naplánované události nebo jsou požadovány ke konkrétnímu účelu, všichni účastníci by měli dodržovat řádné obchodní etikety pokyny .
Vůdce
Před setkáním je zásadní mít vše organizované, abyste neztráceli drahocenný čas nikoho. Chcete, aby fungoval co nejrychleji a co nejpodrobněji, a přesto nechte čas, pokud je to možné, na otázky a zpětnou vazbu. Klíčem je ukázat respekt všem zúčastněným.
Zde jsou některé doporučené pokyny:
- Mějte písemnou agendu s logickou sekvencí a realistickými časy. Pokud to čas a zdroje dovolí, posílejte kopie každému, kdo se zúčastní.
- Pošlete pozvánku potenciálním účastníkům s co nejvíce informací o schůzce, jak je to možné, včetně polohy, počátečního času, co přinést a času ukončení.
- Začněte s přátelským pozdravem a nechte každého vědět, kdy je v pořádku klást otázky.
- Máte vodu na pódiu nebo v přední části místnosti a popřete ji mezi témata nebo když někdo mluví.
- Nemusíte zapisovat svůj projev doslovně, ale měli byste mít v poznámkách alespoň body. Pokud tak neučiníte, může se stát, že skočíte z jednoho tématu do druhého a ztratíte informace o tom, co potřebujete říct. To může způsobit ztrátu času a nechat účastníky přemýšlet o bodu schůzky.
- Uvědomte si jazyk těla vašich účastníků. Pokud zjistíte, že lidé ztrácejí zájem, pozastavte se a ověřte si sebe, abyste se ujistili, že neopakujete informace nebo příliš mnoho času věnujete něčemu, co není relevantní.
- Máte několik anekdot, aby se schůzka byla zajímavá. Nicméně, vyvarujte se vyprávění nevhodných vtipů, které mají dokonce náznak sexismu, rasismu nebo cokoli jiného, co by mohlo urážet jiné.
- Nikdy neukradněte myšlenky ostatních lidí a neřaďte je. Vždy udělejte kredity ostatním za nápady a úspěšné úkoly.
- I když je v pořádku, trochu se pohnout, neustoupte tam a zpátky přes přední část místnosti. To vás zneklidňuje.
- Během doby dotazování a odpovědi zůstaňte v klidu, dokud osoba, která žádost ukončí před odpovědí. Pokud nerozumíte otázce, požádejte ho, aby ji opakoval nebo dal další vysvětlení dotazu.
- Pokud se někdo objeví naštvaný nebo nepřátelský, udržujte si pohodě a požádejte ho, aby s vámi později diskutoval.
- Co nejdříve ukončete schůzku. Je lepší, aby byla kratší, než ztratit pozornost účastníků.
Účastníci
Každý, kdo je povolán na schůzi, by se měl zúčastnit, pokud to okolnosti neumožňují. Pokud víte o schůzce v předstihu, zvážíte-li si čas s vaší osobní péčí, abyste projevili respekt vůči všem nadřízeným, kteří se účastní.
Oblečte vhodně pro podnikovou úroveň.
Tipy na setkání:
- Pokud budete vyzváni k odeslání potvrzovací zprávy, proveďte to, jakmile vstoupíte do schůzky v kalendáři .
- Ukázat včas . Přijďte tam co nejdříve, pokud je to možné.
- Zkontrolujte mobilní telefon a ujistěte se, že je vypnutý. Během schůzky byste nikdy neměli posílat textové zprávy, pokud vás vůdce nepožádá o konkrétní osobu.
- Pokud se podává občerstvení, je přijatelný nápoj. Nicméně, pokud všichni ostatní nejí, počkejte, dokud se po schůzce neskončí.
- Pokud se jedná o polední setkání, přineste své jídlo ke stolu a jíst to co nejtišší a bez upozornění na sebe.
- Nekonverzujte ani nevyměňujte si poznámky s ostatními účastníky. To je velmi rušivé a může vyvolat dojem, že nebudete brát svou práci vážně, abyste věnovali pozornost tomu, o čem se diskutuje.
- Pokud jste vyzváni, odpovězte co nejpřesněji. Když neznáte odpověď, omluvte se a buďte upřímní. Žádná odpověď není lepší než špatná odpověď.
- Po schůzce děkujeme řečníkovi.
- Nezůstávejte v zasedací místnosti déle, než je nutné. Závěs bude vypadat nečinně a nechcete, aby šéf myslel, že používáte schůzku, abyste se vyhnuli vašim povinnostem.
Setkání v restauraci
Někdy se jmenuje polední setkání a může se konat v restauraci. I když je to mimo kancelář, nezapomeňte, že jste stále v práci.
Další tipy na schůzky v restauracích:
- Nikdy nezapomeňte na své stoly .
- Vyvarujte se nepořádek při jídle s milostí a dobrými způsoby.
- Používejte správné nádobí . Pokud máte pochybnosti o tom, jakou vidličku jde s každým kurzem, sledujte osobu, která vede schůzku.
- Pokud jste v bufetové restauraci, znáte správné způsoby, jak si sami sebe pomoct.
- Dodržujte pokyny pro jídlo s prsty .